Aplikacje do planowania i organizacji, których używam

Jak się organizujecie? W dzisiejszych czasach możliwości jest tyle, że czasem można dostać zawrotu głowy. Zwłaszcza, kiedy bardzo lubicie planowanie.

Ja planowanie uwielbiam. To moja druga natura. Planuję odkąd pamiętam. Mój najstarszy planner (bo wszystkie przechowuję) ma 12 lat, choć coś mi mówi, że z pudła z pamiątkami wygrzebałabym jeszcze starszy.

Jak zaczęła się moja przygoda z planowaniem?

Zaczęło się od zeszytu, w którym zapisywałam daty urodzin najbliższych. Potem były wspomniane papierowe plannery – zwane w tamtych czasach terminarzami. To zwykle były jakieś egzemplarze reklamowe, które ktoś podrzucił moim rodzicom. Miały czarne, albo granatowe okładki z tłocznym logo danej firmy i wydrukowane strefy czasowe na ostatniej stronie 😁

Później zaczęłam kupować plannery za własną kasę – takie, jakie mi się podobały. Oczywiście decydowała estetyczna okładka. Sprawiało mi ogromną radość wypisywanie wszystkich przewidywalnych wydarzeń, zwłaszcza na początku roku, bo później zapał słabł, życie ze swą nieprzewidywalnością zamieniało mój ślicznie wykaligrafowany terminarz w zabazgrany notatnik, który lądował na półce w połowie niezapisany.

Moja prawie kompletna kolekcja plannerów i kartka z jednego z nich.

Organizacyjna ewolucja

Jeszcze później sprawy znacznie się skomplikowały – moje życie podzieliło się na obszary i każdy z nich wymagał osobnego podejścia – zaczęłam nosić w torbie po trzy plannery. Z rozsądku przerzuciłam się na wersje mini, żeby tyle nie dźwigać, ale tylko się na nie wkurzałam, bo nie starczało mi w nich miejsca na wszystkie zapiski.

Gwoździem do trumny papierowych plannerów było u mnie świadome zajęcie się własnym rozwojem. Potrzebowałam jednego zbiorczego miejsca na upchnięcie planów (moich i rodzinnych), planów związanych z pracą i z kilkudziesięcioma obszarami mojego życia, które chciałam intencjonalnie rozwijać.

Od ewolucji do rewolucji

Z pomocą przyszły internetowe aplikacje do zarządzania czasem i projektami. Miałam o nich pojęcie, bo przez lata mojej pracy jako projektantka grafiki obcowałam z nimi w każdej firmie.

Zaczęłam testować jedną po drugiej. Przy okazji zapoznając się z różnymi metodami zarządzania czasem.

Jeśli chodzi o metody, to moją ulubioną jest zmodyfikowana przeze mnie metoda GTD, o której możecie przeczytać więcej we wpisie recenzującym książkę Getting Things Done dla nastolatków.

Natomiast jeśli chodzi o aplikacje… tutaj nie umiem wybrać faworyta. Ale na pewno metoda GTD ma bardzo duży wpływ na to, jak korzystam z poszczególnych aplikacji.

Czego oczekuję od aplikacji do planowania i organizacji?

To czego szukam w narzędziach tego typu to możliwość oddalenia się i spojrzenia na swoje zadania w kontekście ogólnego kierunku rozwoju, jak i zagłębienie się w bardzo, bardzo szczegółowe kroki.

Dla zobrazowania, o co mi chodzi:
Planując zakupy chcę móc zapisać sobie, że istotne jest dla mnie mieć w sobotę pełną lodówkę, bo chcę wtedy gotować wspólnie z córką i budować dzięki temu naszą relację, jak i to, że brakuje mi mąki i jabłek do ciasta, a jednocześnie móc zorientować się, że najlepiej będzie w takim razie zrobić te zakupy po wizycie u lekarza, bo mam wtedy okienko przed firmowym call’em, w którym biorę udział, bo projekt którego dotyczy da mi sporo satysfakcji na ścieżce zawodowej, itd.

Jak widzicie – ciągłe oddalanie się i przybliżanie od ogólnego zamysłu, do bardzo szczegółowych konkretów. I co najważniejsze – nie chcę musieć o tym wszystkim pamiętać, bo od samego czytania powyższego akapitu może rozboleć głowa. Chcę to wszystko mieć zgromadzone w jednym miejscu i z tego korzystać, gdy przyjdzie potrzeba – czyli wyciągnąć listę zakupów, kiedy jestem w sklepie i przeczytać po co to robię w chwilach zwątpienia. Nie chcę mieć tego wszystkiego w głowie, kiedy tego nie potrzebuję, bo ta cała plątanina myśli i konieczność ich pamiętania powoduje u mnie niepotrzebny stres.

Moje aplikacje do planowania i organizacji

W mojej przeglądarce mam odpalonych 8 aplikacji do zarządzania czasem:

Powiem szczerze, że w tym miejscu trochę liczę na Wasze komentarze – podzielcie się, z jakich aplikacji do zarządzania czasem i projektami korzystacie Wy – na pewno jest jeszcze mnóstwo, o których nie słyszałam, a jestem pewna że chcę je przetestować 🙂

Poniżej opowiem Wam o swoich odczuciach względem trzech z nich, z których korzystam namiętnie:

MOJE TRIO, CZYLI TRELLO, TOGGL I ASANA

TRELLO
Po odejściu z pracy, w której w krew weszła mi obsługa Jiry, blisko było mi do Trello, bo po pierwsze jest to produkt tej samej firmy (Atlassian),a po drugie świetnie nadaje się do pracy metodą Kanban, czyli w dużym uproszczeniu do przerzucania zadań z kolumny „Do zrobienia” do kolumny „W trakcie realizacji” i potem do „Zrobione”. Trello jest lekkie, proste w obsłudze, kompaktowe i… daje ogromne pole do eksperymentowania. Ileż ja się tablic naprodukowałam (kiedy jeszcze można było mieć na darmowym koncie więcej niż 10 tablic) z najrozmaitszymi układami. Zwykłe kolumny „Do zrobienia”, „W trakcie” i „zrobione” już mi nie wystarczały. Robiłam w Trello roczne rozpiski tematów na bloga, tablicę zwaną Bigger Plan, w której stworzyłam tyle kart ile obszarów chciałam rozwijać, a w każdej z kart miałam szczegółowo opisane co i jak. Po włączeniu dodatku kalendarz rozpisywałam to co mogłam w czasie. Brakowało mi tam jednak widoku timeline, czyli osi czasu (bo to w przypadku planowania zupełnie co innego niż kalendarz).

Widok z jednej z moich tablic na Trello

TOGGL PLAN
W tamtym czasie z pomocą przyszedł Toggl Plan – poboczny projekt firmy Toggle, odpowiadającej za aplikację Toggl Track, służącą do rejestrowania czasu pracy. Z Toggl’a do rejestrowania czasu pracy korzystałam już jakiś czas, więc kiedy dowiedziałam się, że wypuścili Toggle Plan, nawet się nie zastanawiałam i od razu założyłam konto. Moim oczom ukazał się zupełnie inny świat! Oś czasu pozwalała na rozpisanie zadań z wielu obszarów na raz i monitorowanie potencjalnych „kolizji”. Toggl Plan jest świetny do planowania procesów – rozpisując bloki zadań na osi czasu, wiedziałam kiedy wypada zakończyć proces projektowania, żeby zdążyć z produkcją przed dystrybucją, jednocześnie mając tuż nad tym procesem wyświetlone wszystkie ważne wydarzenia w Przedszkolu córki, dzięki czemu pochłonięta projektowaniem nie zapomniałam przygotować stroju na bal. Brakowało mi tylko czegoś w rodzaju planu dnia.

Widok przykładowej osi czasu z Toggl Plan (utworzonej w celach pokazowych)

ASANA
Z pomocą Trello i Togll Planu próbowałam ogarnąć sobie swój „typowy-nietypowy dzień pracy”. Podzieliłam tydzień na dni tematyczne – poniedziałki to zawsze dni pracy dla Enclave, wtorki to MAMAdesigner, itd. ale były jeszcze inne rzeczy: soboty ze wspólnym gotowaniem, piątek dzień mopowania, co dziennie kilka minut na kaligrafię (aha – chyba muszę w tym miejscu dodać, że dla mnie „dzień pracy”, to po prostu dzień wszelkich aktywności, a od odpoczywania jest noc). dużo tego, a skanowanie moich Trello’wych i Toggl’owych rozpisek miało sens przy planowaniu – przy wykonywaniu już tak wygodnie nie było. I wtedy dałam drugą szansę Asanie. Kiedyś już miałam do niej podejście, ale wtedy nie zaklikało. Tym razem wprowadziłam na próbę kilka zadań i przełączyłam się na listę zadań na dany dzień – o jak mi się spodobało – klik i zadanie zrobione (przesuwa się na sam dół listy, żeby nie bruździć w rzeczach do zrobienia). Tego mi było trzeba.

Widok z mojej strony głównej w Asanie

Jak zatem używam tych trzech aplikacji?

Dokładnie tak jak potrzebuję:

W Trello zapisuję sobie wszystkie pomysły, koncepcje, szybkie listy to do, kiedy pomysł wręcz się ze mnie wylewa.
W Toggl Plan te wszystkie pomysły umieszczam na osi czasu.
W Asanie rozbijam wpasowane w dane okresy czasu pomysły na konkretne zadania i tylko je odhaczam.
Ostatnio wracam jeszcze na koniec do Trello do tablicy Trzech zadań, gdzie zapisuję w pięknej wizualnej formie trzy zadania na dany dzień. Jedno z kategorii „Praca”, jedno z kategorii „Ja” i jedno z kategorii „Trudne”. Najpierw skupiam się na wykonaniu tych trzech zadań, a dopiero później, jak starcza czasu i energii odhaczam te miliony innych mikro zadanek z Asany.

Oznacza to oczywiście, że w procesie planowania przepisuję tę samą rzecz trzy-, a nawet czterokrotnie (tak właściwie to wpisuję ją raz, a potem kopiuję do dwóch pozostałych aplikacji). Po co? Czy to ma sens i nie obniża mojej wydajności? Na pierwszy rzut oka wydaje się bez sensu, ale mnie daje poczucie bardzo dużej kontroli i ogromne zaufanie do mojej „myślodsiewni”. Ten system – połączenia trzech aplikacji to system, któremu w myśl metody GTD oddałam odpowiedzialność za PAMIĘTANIE O WSZYSTKIM. Ponieważ są to trzy odrębne aplikacje są minimalne szanse, że wszystko, co tam zapisałam pójdzie w… I teraz jak Dumbledore w Harrym Potterze, mogę powyjmować sobie to wszystko z mojej głowy i wrócić do tego, kiedy będzie potrzeba.

A Wy korzystacie z takich aplikacji? Z jakich? Dawajcie cynk, chętnie poznam jakieś nowe 😉

Jeśli szukacie podobnych materiałów to oczywiście serdecznie polecam Wam cały nasz dział PLANOWANIE I ORGANIZACJA
Do usłyszenia już wkrótce!

Author: Ewa MazurMama uroczej dziewczynki, grafik z wykształcenia, zawodu i zamiłowania.

Dodaj komentarz